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OA成功案例一
作者：佚名 日期：2001-10-29 字體：[大] [中] [小]
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企業(yè)如何實施OA？OA系統(tǒng)如何與現(xiàn)有系統(tǒng)相結合？實施OA時如何制定業(yè)務需求？如何與手工處理銜接？實施OA需要付出什么？能夠帶來什么？看看上海外理公司、濟南市政府、寧夏石化、齊魯石化的案例，可以略知一二。
案例一
統(tǒng)一復雜環(huán)境
——上海外理公司辦公自動化建設
中國外輪理貨總公司上海分公司是為航行國際航線船舶和國外進出口貨物服務的理貨機構，是國內同行業(yè)規(guī)模最大的理貨單位之一，現(xiàn)有職工1100余人。公司下屬機構有8個駐港理貨辦事處、4個裝拆箱理貨辦事處、6個郊縣理貨站，6個外省辦事處。<br>
中國外輪理貨總公司上海分公司業(yè)務范圍廣，公司下屬機構多，分布在上海各城區(qū)、市郊及外省。地理上的分散給公司的日常管理造成許多不便，公司的業(yè)務數(shù)據(jù)分析處理工作長期處于繁雜重復、信息滯后的狀態(tài)，一定程度地影響了公司領導的經(jīng)營決策速度。為此，公司領導意識到，必須加大科技投入，導入OA系統(tǒng)，搞好企業(yè)內部的信息化建設。通過分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)需要解決如下問題：（1）需要日常辦公的無紙化和協(xié)同辦公；（2）希望實現(xiàn)電子化的文檔管理，按權限進行查詢和使用，并提供方便的查詢手段；（3）需要實現(xiàn)各種工作流程處理的自動化，并對處理過程實行監(jiān)控；（4）利用OA滿足遠程辦公和移動辦公的需要；（5）外理公司的業(yè)務系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相結合；（6）在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)內、外部郵件的整合；（7）解決不同版本的Lotus Domino之間并存的問題。
為了充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡資源，提高公司辦公效率，降低管理成本，實現(xiàn)各部門、各崗位、各員工的協(xié)同工作，快速有效地處理公司內部的各種工作，同時對企業(yè)的各種辦公文檔進行有效的管理監(jiān)控，實現(xiàn)公司協(xié)同辦公的目標，公司決定選用《合強OA辦公自動化軟件系統(tǒng)》。該系統(tǒng)于 2001年5月投入運行，運用合強OA的工作流管理、協(xié)同辦公能力及知識管理功能，率先在同行業(yè)推行辦公自動化。
在經(jīng)過合強軟件機構與中國外輪理貨總公司上海分公司多方研究，確認合強OA 基本滿足該企業(yè)要求，并制定如下主要技術實施方案：
實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公
由于外理公司上海分公司在上海周邊地區(qū)設立了12個辦事處，所有的辦事處每天都需要和總公司進行數(shù)據(jù)傳輸，包括內部郵件、日常工作、報表上傳等非常重要的工作。同時由于條件所限，辦事處只能通過撥號的形式建立到外理上海分公司的連接。在上海分公司安裝OA系統(tǒng)之后，如何解決這個問題便成了當務之急。經(jīng)過仔細的分析、研究，并在征求了外理公司技術人員的意見之后，合強采取了以下措施：
�。�1）每個辦事處限于一至兩臺計算機參與OA系統(tǒng)，即允許這些計算機與服務器建立連接；
（2）在上海分公司設立專用的撥號服務器，設置Modem池，考慮到同一時間連上服務器的計算機數(shù)量有限，利用四條專用電話線路進行連接；
�。�3）考慮到撥號的速度比較慢，在各個辦事處的計算機上建立OA系統(tǒng)本地副本，充分利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，在各個辦事處基本實現(xiàn)本地辦公，在辦事處將文件和數(shù)據(jù)進行處理，然后通過撥號到服務器處理好的數(shù)據(jù)傳到服務器上，這時OA系統(tǒng)會自動進行差量復制，此種方式大大節(jié)省了實時連接所需的時間，并且解決了線路擁擠和連接速度較慢的問題。
在實施遠程辦公之后，各辦事處與總部的聯(lián)系變得更加密切，數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴⒖煽啃远加辛烁玫谋ＷC。
業(yè)務系統(tǒng)與OA結合
外理公司的性質決定了OA系統(tǒng)必然要反映業(yè)務系統(tǒng)中所生成的報表。外理公司的業(yè)務系統(tǒng)是基于關系型數(shù)據(jù)庫的，而且通過業(yè)務系統(tǒng)處理了大量的相關數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)最終要通過OA系統(tǒng)平臺反映到領導以及決策層的桌面上，從而達到輔助決策以及管理、監(jiān)控的目的。
（1）由于原有的業(yè)務系統(tǒng)基于關系型數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)實時處理大量數(shù)據(jù)能力和數(shù)據(jù)計算能力正是其優(yōu)勢所在，因此原始數(shù)據(jù)的處理過程仍由業(yè)務系統(tǒng)完成，OA只是需要利用到數(shù)據(jù)處理之后所產(chǎn)生的最終結果；
（2）充分利用OA系統(tǒng)的通訊平臺優(yōu)勢，通過合強OA的通用接口，將業(yè)務系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)結果傳送到OA當中，然后生成報表；
�。�3）在實施工作完成之后，相關部門或領導在需要查詢各個時期的報表時，只需選擇該時期的報表，統(tǒng)計結果會自動地傳到個人的工作桌面上，從而方便領導查詢并提供輔助決策；
（4）統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)仍然顯得不夠直觀，因此在實施過程中，合強又另外增加了自動生成智能化圖形統(tǒng)計的功能。這樣，在查看報表時，數(shù)據(jù)之間的關系變得更加清晰，數(shù)據(jù)增長和減少的比例以及各種形式的比較結果一目了然。
R4.6和R5并存
外輪理貨公司現(xiàn)有一個R4.6 Domino服務器，主要用于和上級單位通過電子郵件進行通信。
但是在混合的 R4/R5環(huán)境中，用戶不能在 R4 服務器和 R5 服務器上同時存在 R5 郵件文件，這是因為 R5 郵件模板無法在 R4 服務器上正常工作。如果有帶郵件文件的混合環(huán)境，則應對郵件文件使用 R4 設計，或者將用戶的郵件文件只放到 R4 服務器（使用 R4 設計）或只放到 R5 服務器（使用 R5 設計），而不要使用混合版本。也就是說，不能既使用R5郵件又使用R4.6版本的郵件。
考慮到總局的版本不會更新，公司內部的客戶端又需要使用同一種版本的實際情況，合強提出以下兩種解決方案：
（1）將以前用戶的郵件文件仍然存放在R4服務器上，客戶端使用新的版本R5。R5 Notes 客戶機程序構造 MIME 消息并通過 R4 Domino 服務器（用戶郵件服務器是 R4）發(fā)送消息，R5 客戶機程序將 MIME 消息轉換為 Notes 格式并將它傳送到 Domino 服務器。如果適當?shù)馗膭悠渑渲梦募械囊恍﹨?shù)，R5 客戶機程序添加包含初始 MIME 的附件到 Notes 格式消息。也就是說，直接在R5客戶機上使用R4的郵件，這樣所有發(fā)送和接收的郵件格式仍然是R4的格式，這樣做并不會發(fā)生任何的沖突。
（2）服務器和客戶端公司內部全部使用R5的版本。利用R5與R4的服務器之間發(fā)生復制。當 R5 服務器將含有 MIME 內容的數(shù)據(jù)庫復制到 R4 服務器上時，所有含有MIME消息格式（R5消息格式）的郵件會轉變成Notes格式（R4消息格式）。例如：一個郵件文件位于 R4 和 R5 服務器上，它在 R5 服務器的數(shù)據(jù)庫中含有 MIME 消息，則 Domino 將所有 MIME 轉換為 Notes 格式。這樣從R5客戶機發(fā)送的郵件也可以路由到總局的郵件服務器上，總局可以正常接收和發(fā)送郵件。
整合內部和外部郵件
合強OA系統(tǒng)已經(jīng)為外理公司提供了一套強大的電子郵件系統(tǒng)，該郵件系統(tǒng)是基于內部局域網(wǎng)的電子郵件。但是在實施OA系統(tǒng)之前，外理公司的實際情況是部分人員已經(jīng)擁有在Internet上注冊的電子郵箱，并且已經(jīng)建立了郵件服務器。由于統(tǒng)一采用了OA作為辦公平臺，因此需要將員工的內部郵件和Internet整合。
合強在外理公司的配合下，建立了OA系統(tǒng)和外部郵件服務器的路由，這樣就實現(xiàn)了內部OA服務器和外部的郵件服務器的連通。
�。�1）由OA服務器來路由內部郵件用戶發(fā)送的郵件消息，發(fā)送到外部的郵件消息通過OA服務器進行轉發(fā)。
（2）在OA服務器建立外部郵件的復本（由外部郵件服務器自動復制到OA服務器上）。
（3）內部郵件用戶之間發(fā)送郵件消息完全通過OA服務器路由。
通過以上的幾點設置，就實現(xiàn)了利用OA系統(tǒng)提供的電子郵箱接收和發(fā)送內、外部的郵件，從而實現(xiàn)了內、外部郵件的整合。
這次上海外理OA系統(tǒng)主要實施了行政辦公、輔助管理、企業(yè)集成、公共信息、系統(tǒng)管理等五大系統(tǒng)。（駱偉欽、陸磊）