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OA成功案例一
作者：佚名 日期：2001-10-29 字體：[大] [中] [小]
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企業(yè)如何實(shí)施OA？OA系統(tǒng)如何與現(xiàn)有系統(tǒng)相結(jié)合？實(shí)施OA時(shí)如何制定業(yè)務(wù)需求？如何與手工處理銜接？實(shí)施OA需要付出什么？能夠帶來什么？看看上海外理公司、濟(jì)南市政府、寧夏石化、齊魯石化的案例，可以略知一二。
案例一
統(tǒng)一復(fù)雜環(huán)境
——上海外理公司辦公自動(dòng)化建設(shè)
中國(guó)外輪理貨總公司上海分公司是為航行國(guó)際航線船舶和國(guó)外進(jìn)出口貨物服務(wù)的理貨機(jī)構(gòu)，是國(guó)內(nèi)同行業(yè)規(guī)模最大的理貨單位之一，現(xiàn)有職工1100余人。公司下屬機(jī)構(gòu)有8個(gè)駐港理貨辦事處、4個(gè)裝拆箱理貨辦事處、6個(gè)郊縣理貨站，6個(gè)外省辦事處。<br>
中國(guó)外輪理貨總公司上海分公司業(yè)務(wù)范圍廣，公司下屬機(jī)構(gòu)多，分布在上海各城區(qū)、市郊及外省。地理上的分散給公司的日常管理造成許多不便，公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析處理工作長(zhǎng)期處于繁雜重復(fù)、信息滯后的狀態(tài)，一定程度地影響了公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策速度。為此，公司領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到，必須加大科技投入，導(dǎo)入OA系統(tǒng)，搞好企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)。通過分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)需要解決如下問題：（1）需要日常辦公的無紙化和協(xié)同辦公；（2）希望實(shí)現(xiàn)電子化的文檔管理，按權(quán)限進(jìn)行查詢和使用，并提供方便的查詢手段；（3）需要實(shí)現(xiàn)各種工作流程處理的自動(dòng)化，并對(duì)處理過程實(shí)行監(jiān)控；（4）利用OA滿足遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公的需要；（5）外理公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相結(jié)合；（6）在OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外部郵件的整合；（7）解決不同版本的Lotus Domino之間并存的問題。
為了充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，提高公司辦公效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)各部門、各崗位、各員工的協(xié)同工作，快速有效地處理公司內(nèi)部的各種工作，同時(shí)對(duì)企業(yè)的各種辦公文檔進(jìn)行有效的管理監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)公司協(xié)同辦公的目標(biāo)，公司決定選用《合強(qiáng)OA辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)》。該系統(tǒng)于 2001年5月投入運(yùn)行，運(yùn)用合強(qiáng)OA的工作流管理、協(xié)同辦公能力及知識(shí)管理功能，率先在同行業(yè)推行辦公自動(dòng)化。
在經(jīng)過合強(qiáng)軟件機(jī)構(gòu)與中國(guó)外輪理貨總公司上海分公司多方研究，確認(rèn)合強(qiáng)OA 基本滿足該企業(yè)要求，并制定如下主要技術(shù)實(shí)施方案：
實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公
由于外理公司上海分公司在上海周邊地區(qū)設(shè)立了12個(gè)辦事處，所有的辦事處每天都需要和總公司進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，包括內(nèi)部郵件、日常工作、報(bào)表上傳等非常重要的工作。同時(shí)由于條件所限，辦事處只能通過撥號(hào)的形式建立到外理上海分公司的連接。在上海分公司安裝OA系統(tǒng)之后，如何解決這個(gè)問題便成了當(dāng)務(wù)之急。經(jīng)過仔細(xì)的分析、研究，并在征求了外理公司技術(shù)人員的意見之后，合強(qiáng)采取了以下措施：
�。�1）每個(gè)辦事處限于一至兩臺(tái)計(jì)算機(jī)參與OA系統(tǒng)，即允許這些計(jì)算機(jī)與服務(wù)器建立連接；
�。�2）在上海分公司設(shè)立專用的撥號(hào)服務(wù)器，設(shè)置Modem池，考慮到同一時(shí)間連上服務(wù)器的計(jì)算機(jī)數(shù)量有限，利用四條專用電話線路進(jìn)行連接；
（3）考慮到撥號(hào)的速度比較慢，在各個(gè)辦事處的計(jì)算機(jī)上建立OA系統(tǒng)本地副本，充分利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，在各個(gè)辦事處基本實(shí)現(xiàn)本地辦公，在辦事處將文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，然后通過撥號(hào)到服務(wù)器處理好的數(shù)據(jù)傳到服務(wù)器上，這時(shí)OA系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行差量復(fù)制，此種方式大大節(jié)省了實(shí)時(shí)連接所需的時(shí)間，并且解決了線路擁擠和連接速度較慢的問題。
在實(shí)施遠(yuǎn)程辦公之后，各辦事處與總部的聯(lián)系變得更加密切，數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩�、可靠性都有了更好的保證。
業(yè)務(wù)系統(tǒng)與OA結(jié)合
外理公司的性質(zhì)決定了OA系統(tǒng)必然要反映業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所生成的報(bào)表。外理公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的，而且通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理了大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)最終要通過OA系統(tǒng)平臺(tái)反映到領(lǐng)導(dǎo)以及決策層的桌面上，從而達(dá)到輔助決策以及管理、監(jiān)控的目的。
（1）由于原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)實(shí)時(shí)處理大量數(shù)據(jù)能力和數(shù)據(jù)計(jì)算能力正是其優(yōu)勢(shì)所在，因此原始數(shù)據(jù)的處理過程仍由業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成，OA只是需要利用到數(shù)據(jù)處理之后所產(chǎn)生的最終結(jié)果；
�。�2）充分利用OA系統(tǒng)的通訊平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，通過合強(qiáng)OA的通用接口，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)結(jié)果傳送到OA當(dāng)中，然后生成報(bào)表；
�。�3）在實(shí)施工作完成之后，相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)在需要查詢各個(gè)時(shí)期的報(bào)表時(shí)，只需選擇該時(shí)期的報(bào)表，統(tǒng)計(jì)結(jié)果會(huì)自動(dòng)地傳到個(gè)人的工作桌面上，從而方便領(lǐng)導(dǎo)查詢并提供輔助決策；
（4）統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)仍然顯得不夠直觀，因此在實(shí)施過程中，合強(qiáng)又另外增加了自動(dòng)生成智能化圖形統(tǒng)計(jì)的功能。這樣，在查看報(bào)表時(shí)，數(shù)據(jù)之間的關(guān)系變得更加清晰，數(shù)據(jù)增長(zhǎng)和減少的比例以及各種形式的比較結(jié)果一目了然。
R4.6和R5并存
外輪理貨公司現(xiàn)有一個(gè)R4.6 Domino服務(wù)器，主要用于和上級(jí)單位通過電子郵件進(jìn)行通信。
但是在混合的 R4/R5環(huán)境中，用戶不能在 R4 服務(wù)器和 R5 服務(wù)器上同時(shí)存在 R5 郵件文件，這是因?yàn)?nbsp;R5 郵件模板無法在 R4 服務(wù)器上正常工作。如果有帶郵件文件的混合環(huán)境，則應(yīng)對(duì)郵件文件使用 R4 設(shè)計(jì)，或者將用戶的郵件文件只放到 R4 服務(wù)器（使用 R4 設(shè)計(jì)）或只放到 R5 服務(wù)器（使用 R5 設(shè)計(jì)），而不要使用混合版本。也就是說，不能既使用R5郵件又使用R4.6版本的郵件。
考慮到總局的版本不會(huì)更新，公司內(nèi)部的客戶端又需要使用同一種版本的實(shí)際情況，合強(qiáng)提出以下兩種解決方案：
�。�1）將以前用戶的郵件文件仍然存放在R4服務(wù)器上，客戶端使用新的版本R5。R5 Notes 客戶機(jī)程序構(gòu)造 MIME 消息并通過 R4 Domino 服務(wù)器（用戶郵件服務(wù)器是 R4）發(fā)送消息，R5 客戶機(jī)程序?qū)?nbsp;MIME 消息轉(zhuǎn)換為 Notes 格式并將它傳送到 Domino 服務(wù)器。如果適當(dāng)?shù)馗膭?dòng)其配置文件中的一些參數(shù)，R5 客戶機(jī)程序添加包含初始 MIME 的附件到 Notes 格式消息。也就是說，直接在R5客戶機(jī)上使用R4的郵件，這樣所有發(fā)送和接收的郵件格式仍然是R4的格式，這樣做并不會(huì)發(fā)生任何的沖突。
�。�2）服務(wù)器和客戶端公司內(nèi)部全部使用R5的版本。利用R5與R4的服務(wù)器之間發(fā)生復(fù)制。當(dāng) R5 服務(wù)器將含有 MIME 內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫復(fù)制到 R4 服務(wù)器上時(shí)，所有含有MIME消息格式（R5消息格式）的郵件會(huì)轉(zhuǎn)變成Notes格式（R4消息格式）。例如：一個(gè)郵件文件位于 R4 和 R5 服務(wù)器上，它在 R5 服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中含有 MIME 消息，則 Domino 將所有 MIME 轉(zhuǎn)換為 Notes 格式。這樣從R5客戶機(jī)發(fā)送的郵件也可以路由到總局的郵件服務(wù)器上，總局可以正常接收和發(fā)送郵件。
整合內(nèi)部和外部郵件
合強(qiáng)OA系統(tǒng)已經(jīng)為外理公司提供了一套強(qiáng)大的電子郵件系統(tǒng)，該郵件系統(tǒng)是基于內(nèi)部局域網(wǎng)的電子郵件。但是在實(shí)施OA系統(tǒng)之前，外理公司的實(shí)際情況是部分人員已經(jīng)擁有在Internet上注冊(cè)的電子郵箱，并且已經(jīng)建立了郵件服務(wù)器。由于統(tǒng)一采用了OA作為辦公平臺(tái)，因此需要將員工的內(nèi)部郵件和Internet整合。
合強(qiáng)在外理公司的配合下，建立了OA系統(tǒng)和外部郵件服務(wù)器的路由，這樣就實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部OA服務(wù)器和外部的郵件服務(wù)器的連通。
�。�1）由OA服務(wù)器來路由內(nèi)部郵件用戶發(fā)送的郵件消息，發(fā)送到外部的郵件消息通過OA服務(wù)器進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。
�。�2）在OA服務(wù)器建立外部郵件的復(fù)本（由外部郵件服務(wù)器自動(dòng)復(fù)制到OA服務(wù)器上）。
�。�3）內(nèi)部郵件用戶之間發(fā)送郵件消息完全通過OA服務(wù)器路由。
通過以上的幾點(diǎn)設(shè)置，就實(shí)現(xiàn)了利用OA系統(tǒng)提供的電子郵箱接收和發(fā)送內(nèi)、外部的郵件，從而實(shí)現(xiàn)了內(nèi)、外部郵件的整合。
這次上海外理OA系統(tǒng)主要實(shí)施了行政辦公、輔助管理、企業(yè)集成、公共信息、系統(tǒng)管理等五大系統(tǒng)。（駱偉欽、陸磊）